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CONDITIONS GENERALES DE VENTE (dernière mise à jour le 9 avril 2018)
1- Préalable
Ces présentes conditions générales de vente s'appliquent dans le cadre de contrats pour des séjours d'affaires c'est-à-dire lorsque le client (contractant) est, sans que cette liste soit exhaustive, une société, une association, un comité d'entreprise, une autre agence de voyages ou tout type de structure participant à l'organisation ou bénéficiant du séjour.
Par ailleurs, le paiement de l'acompte implique l’adhésion aux présentes conditions générales sans restriction ni réserve. Les clauses prévues sur les correspondances ou sur les documents commerciaux émanant des clients ne peuvent annuler ou modifier ces conditions générales. Toute commande ou réservation n’est définitivement enregistrée dans la société HOLT PARIS WELCOME SERVICE qu’à réception du 1er acompte. Il est en liminaire rappelé que le client déclare avoir pris connaissance des conditions générales ci-après formant le présent contrat et que sa signature vaut acceptation complète et définitive des dites conditions.
2- Conditions générales
Le prix de la prestation indiqué dans la facture proforma est un forfait minimum garanti pour HOLT PARIS WELCOME SERVICE. Toute prestation supplémentaire fera l'objet d'une facturation complémentaire. Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l'envoi de la facture proforma au client. Ils sont libellés en euros et calculés nets. A compter du paiement du 1er acompte, les tarifs sont garantis. Nos devis sont réalisés pour un nombre global de participants dans le cadre d’horaires prédéfinis. Dans le cas de modification de ces éléments et sans que nous en soyons prévenus à temps, nous ne serions pas tenus responsables des désagréments entraînés par celles-ci. Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les engagements contractuels réciproques des parties. Elles s’appliquent à toutes nos prestations sauf mentions spéciales prévues aux conditions particulières, ces dernières prévalant en cas de conflit d’interprétation.
3- Liste des participants
HOLT PARIS WELCOME SERVICE devra recevoir la liste des participants au plus tard 10 jours avant le début de la manifestation.
4- Prestations
Hébergement : Le client pourra se faire enregistrer auprès de l’accueil des hôtels qu’ à partir de 17 heures, le jour de son arrivée, et devra libérer les chambres avant 10 heures, le jour de son départ. Sauf menu imposé par le chef, le choix des menus devra être confirmé 21 jours avant la date de la manifestation. Au-delà de cette date, l’hôtel ne pourra plus garantir les prestations initialement retenues.
5- Points divers
En cas de prestations musicales, le client s’engage à prendre à sa charge les droits musicaux et à contacter la SACEM de sa région.
Les repas chauds des artistes, animateurs et tout intervenant extérieur seront à la charge du client. HOLT PARIS WELCOME SERVICE se réserve le droit d'effectuer un reportage photos & vidéo lors de l'événement et de diffuser celles-ci sur tout document commercial pour ses propres fins marketing uniquement (site internet et brochures), sauf avis contraire spécifié par écrit sur le présent contrat.
6- Conditions d’Annulation
Toute annulation, partielle ou totale doit être exprimée par lettre recommandée avec avis de réception. En cas d’annulation de la manifestation par le client, les acomptes resteront acquis à HOLT PARIS WELCOME SERVICE. Outre les arrhes, HOLT PARIS WELCOME SERVICE peut également réclamer paiement de pénalités et intérêts au client selon les conditions particulières.
En cas d’annulation par HOLT PARIS WELCOME SERVICE, autres que celles résultant d’un cas de force majeure* ou du fait d’un tiers, les arrhes seront restituées au client. Il appartient au Client de se protéger contre les conséquences de circonstances soudaines et fortuites, entièrement hors de son contrôle, en souscrivant une police annulation évènementielle.
* Force majeure : est notamment considéré comme événement de cette nature : tout sinistre accidentel ou catastrophique, la grève totale ou partielle ou toutes mesures émanant de l'autorité administrative ou des pouvoirs publics, la non attribution de visa, dans la mesure où ces événements rendent impossible l’exécution du contrat ou empêchent son exécution normale.
En cas de désistement ou d'annulation du fait du client résultant de forces majeures, aucun dédommagement ne sera possible et les conditions du contrat s'appliquent.
Tout report sera considéré comme une annulation. Néanmoins, nous nous engageons à défendre au mieux vos intérêts auprès de toutes les parties impliquées afin, en cas de report dans un délai de 3 mois, de minimiser le montant des pénalités appliquées.
Les frais d'annulation et conditions de paiement sont calculés en fontion de la date d'arrivée en jours ouvrés.
6a- Clauses d’annulation prestations hôtelières
Toute annulation totale ou partielle par le client entraînera des pénalités selon les modalités suivantes. Toute annulation supplémentaire à celles autorisées sans frais ci-dessous entrainera la facturation de pénalités calculées sur la base du chiffre d’affaires généré par la Manifestation objet des présentes incluant les nuitées chambres, couverts, suppléments restauration, location d’espaces réservés, location de matériel audiovisuel, équipement externes ; déduction faite des arrhes déjà versées à la date d’annulation.
Les pourcentages d’annulation acceptés sans frais tels que disposés dans l’échéancier ci-après sont cumulatifs dans la limite de 30% du nombre de nuitées, du nombre de couverts tels que retenus à l’origine. Chaque demande d’annulation aura pour base le nouveau contingent.
Jusqu’à 120 jours ouvrés avant la date d'arrivée de la manifestation, 30 % des nuitées chambres, du nombre de couverts, suppléments restauration, location d’espaces réservés, location de matériel audiovisuel, équipement externes pourront être annulés sans pénalité.
Entre 119 jours ouvrés et 60 jours ouvrés avant la date d'arrivée de la manifestation, 20 % des nuitées chambres, du nombre de couverts, suppléments restauration, location d’espaces réservés, location de matériel audiovisuel, équipement externes pourront être annulés sans pénalité.
Entre 59 jours ouvrés et 30 jours ouvrés avant la date d'arrivée de la manifestation, 10 % des nuitées chambres, du nombre de couverts, suppléments restauration, location d’espaces réservés, location de matériel audiovisuel, équipement externes pourront être annulés sans pénalité.
Entre 29 jours ouvrés et 6 jours ouvrés avant la date d'arrivée de la manifestation, 5 % des nuitées chambres, du nombre de couverts, suppléments restauration, location d’espaces réservés, location de matériel audiovisuel, équipement externes pourront être annulés sans pénalité.
Entre 5 jours ouvrés et la date d’arrivée de la manifestation, toute annulation ou modification partielle donne lieu à une facturation totale de tout le chiffre d’affaire confirmé. La non présentation du client à la date attendue (no show) ainsi que toute réduction sur place de séjour donneront lieu à une facturation sur la base de la réservation.
6b- Restauration
Le nombre définitif de couverts devra être confirmé 5 jours ouvrés avant le début de la manifestation. Ce nombre communiqué servira de base minimale de facturation, même en cas de défection importante.
Aucune remise ne pourra être réclamée, tous les frais ayant été engagés à cette date par HOLT PARIS WELCOME SERVICE. L’apport de fourniture de boissons ou aliments ne peut être effectué par le client ou par un tiers sauf accord préalable entre les parties. Le restaurant se réserve le droit d’imposer au client un droit de bouchon et/ou des frais de personnel
6c- Annulation du nombre de participants sur prestations forfaitaires
Selon la facture proforma jointe, certaines prestations sont sur une base forfaitaire (artistes, activités, guide, transferts …) et ne tiennent pas compte par conséquent de la baisse du nombre de participants.
6d- Activités extérieures
Pour les activités comme la montgolfière, l’hélicoptère, les incentives ou team-buildings, (liste non exhaustive) dans l’hypothèse où HOLT PARIS WELCOME SERVICE juge que les conditions météorologiques sont inadéquates ou dangereuses, HOLT PARIS WELCOME SERVICE s’engage à faire le maximum pour vous proposer dès la veille 1 activité de remplacement.
6e- Clauses d’annulation activité (hors base forfaitaire)
En cas d’annulation de l’activité du fait du client de tout ou partie des prestations réservées par lui, les pénalités suivantes lui seront appliquées selon les modalités suivantes.
A compter de la signature du devis : 15 %
90 jours ouvrés avant l’opération : 30 %
60 jours ouvrés avant l’opération : 50 %
30 jours ouvrés avant l’opération : 75 %
15 jours ouvrés avant l’opération : 100 %
7- Assurances - Responsabilités
HOLT PARIS WELCOME SERVICE est assuré en responsabilité civile par HISCOX (Assurance RCP Tourisme Pro N°HA RCP0238884). Le client souscrira toutes les polices nécessaires pour couvrir l’ensemble des effets et matériels apportés sur les lieux contre tous dommages, y compris le vol pendant toute la durée de leur séjour au sein des locaux, ainsi que pour couvrir sa responsabilité vis à vis des tiers durant la même période. HOLT PARIS WELCOME SERVICE décline toute responsabilité en cas de dommage affectant lesdits effets et matériels. En cas de sinistre, le client déclare renoncer à tous recours contre HOLT PARIS WELCOME SERVICE et ses assureurs. Tous dégâts consécutifs à l’utilisation du matériel par le Client ou l’un des ses participants ou toute personne mandatée par lui et mis à sa disposition par HOLT PARIS WELCOME SERVICE ou par un prestataire extérieur seront facturés intégralement au client lui-même sur présentation de la facture de réparation et /ou de remplacement.
Le client devra respecter l’ensemble des consignes de sécurité, Code de la Route, ainsi que toutes les réglementations auxquelles seront soumises l’ensemble des activités qu’il sera amené à effectuer.
8- Exercice du droit d’accès
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiés en 2004, le Client bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concerne, qu’il peut exercer en s’adressant à : HOLT PARIS WELCOME SERVICE 12 rue du Helder 75009 PARIS. Le Client peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant.
9- Juridiction
Toute contestation ou réclamation doit être adressée à la société HOLT PARIS WELCOME SERVICE par lettre recommandée avec avis d’accusé de réception dans les huit jours suivant la fin de la manifestation organisée.
Passé ce délai, aucune contestation ou réclamation ne sera considérée comme recevable. En cas de litige, et à défaut d’accord amiable, seuls seront compétents les tribunaux dans le ressort desquels se trouve le siège social de la société HOLT PARIS WELCOME SERVICE.
10- Acceptation par le Client
Les présentes CGV sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce de ce fait à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres CGA, qui seront inopposables au Prestataire, même s’il en a eu connaissance.
